Приказ – это официальный правовой акт, который создается с целью разрешения определенных задач. Такой документ довольно часто встречается на предприятии, имеет несколько типов и должен иметь определенную структуру. В рамках предприятия приказ обычно подписывается единолично руководителем.
Виды
Перед оформлением приказа необходимо определиться, с какой целью он создается. Выделяют три типа распорядительных документов:
- по основной деятельности;
- по личному составу или кадровые приказы;
- связанные с административно-хозяйственной деятельностью.
Вам будет интересно:Какие документы нужны, чтобы взять кредит: перечень документов, виды кредита и условия получения
Такое деление встречается только в одном нормативном документе – «Перечень типовых управленческих……», утвержденном приказом Минкультуры России № 558. Если опираться на судебную практику, то Высший арбитражный суд считает, что этот Перечень является обязательным для применения на всех предприятиях страны.
Кадровые распоряжения
Вам будет интересно:Правила заполнения платежного поручения (образец)
Определить приказ по личному составу очень просто. Такие документы регулируют трудовые отношения на предприятии. Это приказы о приеме, увольнении работника, о предоставлении отпуска. Для большинства случаев предусмотрены унифицированные формы. Несмотря на это, на уровне законодательства нет прямого указания, что ими необходимо пользоваться при оформлении приказов, однако Инспекция по труду может иметь претензии к документам по кадрам, оформленным не по типовым формам.
Следует помнить, что приказы по личному составу – это не только те документы, которые оформляются по унифицированной форме. К примеру, распоряжение об изменении фамилии или о переносе отпуска также относится к кадровым документам, но не имеет унифицированной формы.
Основная деятельность
Приказы по основной деятельности – это распоряжения, которые призваны регулировать основные направления деятельности предприятия. Перечислить все виды таких распоряжений сложно, так как их довольно много. Количество этих документов определяется сферой деятельности организации, к примеру:
- «Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка»;
- «О создании отдела ... наименование …»;
- «О дежурстве в выходные и праздничные дни»;
- «О ликвидации подразделения …» и так далее.
Вам будет интересно:Какие документы нужны для замены паспорта: перечень документов, порядок замены
Срок хранения таких документов должен составлять не менее 10 лет.
Административно-хозяйственная деятельность
Согласно положениям Перечня № 558, к административно-хозяйственной деятельности относят:
- обеспечение безопасности на предприятии;
- соблюдение режима рабочего дня;
- транспортное обслуживание;
- эксплуатацию помещений и зданий;
- внутреннюю связь.
Соответственно, приказы, которые будут касаться этих вопросов, относятся к распоряжениям по АХД.
Срок хранения таких документов – 5 лет. Поэтому рекомендуется разделять приказы по АХД и по основной деятельности, так как сроки хранения у них разные.
Помимо этого, существует ряд признаков, выделяющих распоряжения по АХД:
- они не вносят изменения в какие-либо локальные акты;
- не содержат персональную информацию о сотрудниках, только в крайних случаях, когда выдается персональное поручение и оговаривается срок;
- не касаются трудовых отношений.
Самые простые примеры приказов: «Об определении мест для курения», «О распределении корпоративных телефонов между сотрудниками или отделами», «О проведении ремонта офисов» и так далее.
Обязательные реквизиты
Как правильно составить приказ? Лучше всего при его составлении опираться на требования ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно им, в приказе должны содержаться следующие реквизиты:
- наименование юридического лица;
- название документа;
- дата составления;
- регистрационный номер;
- место издания;
- заголовок;
- текст;
- перечень приложений (при их наличии);
- подпись директора или другого уполномоченного руководителя предприятия.
К факультативным реквизитам относят согласовательные визы, отметки об исполнении конкретных поручений и помещении их в определенное дело.
Несмотря на то что подписи сотрудников не являются обязательными, в случае создания кадровых документов, подпись работника должна обязательно присутствовать.
Общие требования
Вам будет интересно:Расписка о возврате долга: правила составления, шаблон текста и советы юристов
Как оформляется приказ? Образец и общие требования к документу разберем ниже. Распоряжение по предприятию составляется на стандартном листе бумаги формата А4. Заголовок документа должен кратко описывать суть документа, к примеру, «О создании филиала в городе ...».
Весь текст приказа излагается от первого лица, обязательно в единственном числе. Сам документ должен иметь две части: констатирующую и распорядительную.
Наименование предприятия
Текст документа начинается с названия предприятия, а точнее с организационно-правовой формы, которая должна быть прописана полностью, как это указано в Уставе предприятия. Далее, если следовать требованиям ГОСТа, то необходимо указать сокращенное название, согласно правоустанавливающим документам. Образец оформления приказа по ГОСТу приводится ниже.
Если присутствует вышестоящая организация, то ее реквизиты прописываются выше наименования самого предприятия, по которому издается приказ. Эти два названия рекомендуется отделить друг от друга строкой.
В случаях, когда распоряжение издается сразу по двум организациям, которые являются равнозначными, то их наименование необходимо разместить на одном уровне.
Место и дата составления
После наименования предприятия проставляется название документа: «Приказ». Затем указывается номер, место и дата составления документа. Не указывать название города можно в тех случаях, если оно присутствует в наименовании предприятия.
В обязательном порядке необходимо указывать город или село, в сокращенном виде. Допускается опустить «г.», если это столица нашей страны или Санкт-Петербург.
Заголовок
Как правильно оформить приказ (образец смотрите в статье) и как написать правильно заголовок? Прежде всего, это должно быть короткое предложение, которое отвечает на вопрос «о ком?» или «о чем?».
В заголовке необходимо дать ответ на вопрос, какие действия придется произвести после издания документа. К примеру, «О проведении инвентаризации».
Текст заголовка набирается тем же шрифтом, что и весь документ, выравнивается по левому краю. Хотя ряд инструкций предлагают текст располагать по центру. Поэтому у предприятий есть право на выбор, в какой части будет размещаться заголовок.
Преамбула
При оформлении приказа в констатирующей части кратко описываются события, которые предписывают выполнить определенные действия.
Разделяются две части документа (констатирующая и распорядительная) словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Начинаться текст в преамбуле может со слов: «Во исполнение…» или «В целях…».
В ряде случаев преамбула может отсутствовать, ведь не всегда есть необходимость в пояснении каких-либо ситуаций либо действий, которые стали поводом для оформления приказа. Если распоряжение не требует каких-либо пояснений, то есть фактически является очевидным, оно начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».
Распорядительная часть
В этой части документа должно содержаться указание на выполнение определенных действий, сроки исполнения и должности лиц, которым поручается выполнение определенных задач. Распоряжение может иметь несколько пунктов, которые будут разными по своему распорядительному характеру. К примеру, в первом пункте может указываться приказ о создании определенного отдела, а во втором - указание на лицо, которое будет проводить все мероприятия по открытию отдела.
Как составить приказ об изменении ранее изданного или внесения дополнений? В этом случае распорядительная часть должна иметь в обязательном порядке ссылку на приказ, который отменяется, изменяется или дополняется. К примеру, «Признать утратившим силу приказ ... от ... дата ...».
Все предписываемые действия должны излагаться в неопределенной форме, к примеру: «утвердить», «ввести в действие», «разработать» и так далее.
Если в распоряжении содержатся сроки, то по каждому заданию следует их устанавливать отдельно. Не допускается постановка задач без указания срока. Сформулировать можно следующим образом: «Срок исполнения ...». В этом случае довольно просто определить, выполнено или не выполнено конкретное задание в указанный срок.
Допускается указание срока с формулировкой «… на протяжении 10 дней». При оформлении приказа с такой формулировкой необходимо указать, как будут исчисляться эти дни, то есть имеются в виду календарные или рабочие, с какой даты отсчитывать. С момента создания нового отдела или с момента издания приказа.
Приложения
Если к составляемому документу идут приложения, то в структуре приказа необходимо предусмотреть их перечень. Как правило, в распорядительной части присутствует фраза о внесении изменений или утверждении определенного документа.
На самом приложении, в верхнем правом углу ставится отметка с номером в перечне приложений. Ниже приписываются реквизиты распорядительного приказа, который вводит в действие этот документ. Сам документ-приложение должен иметь собственную сквозную нумерацию.
Ознакомление всех причастных лиц
После оформления приказа (образец прилагается) с документом необходимо ознакомить всех причастных сотрудников, то есть тех, кого он непосредственно касается. К примеру, при переезде филиала из одного офиса в другой, с приказом необходимо ознакомить всех сотрудников, которые работают в этом подразделении. А согласно положениям статьи 22 ТК, с правилами внутреннего распорядка необходимо ознакомить абсолютно всех вновь принятых сотрудников под подпись.
В случаях, когда причастных лиц мало, то согласование можно провести непосредственно на самом приказе (с обратной стороны), прописав следующую фразу: «С приказом ознакомлены: Ф. И. О. ... должность».
Если же с приказом необходимо ознакомить большое количество сотрудников, то рациональнее составить отдельный согласовательный лист.
Журнал регистрации
Факт издания приказа заносится в соответствующий журнал. Если подходить к вопросу формально, то пока распоряжение не занесено в журнал, оно не имеет юридической силы и не считается оформленным.
Согласно требованиям приказа Росархива № 68, приказы по личному составу, основной деятельности и по АХД регистрируются в отдельных журналах. Нумерация в журнале делается сквозная. На каждый календарный год заводится новый журнал.
После оформления регистрация приказов может производиться в журнале, который разработает само предприятие. Рекомендуемые графы:
- порядковый номер;
- дата составления;
- номер распорядительного документа;
- заголовок или краткое содержание;
- структурное подразделение или должность составителя приказа.
Допускается менять местами столбцы в зависимости от того, как удобно вести учет ответственному лицу. Журнал можно дополнять другими столбцами или использовать типовую форму.